Un servidor de monitorización se encarga de enviar una petición a las impresoras para enviarle el estado en que se encuentra.
Los datos que puede mandar una impresora sería el estado del nivel del toner que tiene, las cuotas de usuarios, durante cuento tiempo a estado imprimiendo,..
Cuando el servidor de monitorización tiene esta información, crea un informe detallado de cada una de las impresoras conectadas a la red, pudiendo mandar mensajes a los usuarios y al administrador sobre ellas.